5 Whys અને 5S ટેકનિક, જાપાની લોકોની સક્સેસ ફોર્મ્યુલા, મુશ્કેલ પડકારનો ચપટીમાં ઉકેલ

જાપાનની અદભૂત પ્રગતિ, સમયપાલન અને અજોડ કાર્યનિષ્ઠાથી આખી દુનિયા મોહિત છે. પરંતુ શું તમે ક્યારેય વિચાર્યું છે કે મોટી કટોકટી કે બિઝનેસની મુશ્કેલીઓ વચ્ચે પણ જાપાની કંપનીઓ કેવી રીતે અડીખમ રહે છે? તેનો જવાબ જાપાનની બે અનોખી મેનેજમેન્ટ પદ્ધતિઓમાં છુપાયેલો છે, જેને "5 Whys" અને "5S" પદ્ધતિ કહેવામાં આવે છે. આ ટેકનિક કોઈપણ કામ કરવાની આપણી શૈલીને સંપૂર્ણપણે બદલી નાખવાની તાકાત ધરાવે છે. આવો જાણીએ જાપાની લોકોનો સફળતાનું રહસ્ય. શું છે તેમની સકસેસ ફોર્મ્યુલા. આ રસપ્રદ પદ્ધતિને સમજીએ."5 Whys" ટેકનિક: સમસ્યાના મૂળ સુધી પહોંચવાનો રામબાણ ઈલાજજાપાનમાં કોઈપણ સમસ્યાને માત્ર ઉપરછલ્લી રીતે જોવાને બદલે, ઊંડા ઉતરીને તેને કાયમ માટે ખતમ કરવાની પરંપરા છે. આ વિચાર સાથે વિશ્વ વિખ્યાત ઓટોમોબાઈલ કંપની 'ટોયોટા' ના સ્થાપક સાકીચી ટોયોડાએ "5 Whys" ટેકનિક વિકસાવી હતી. આ નિયમ મુજબ, જ્યાં સુધી સમસ્યાનું અસલી કારણ ન મળે ત્યાં સુધી સતત ૫ વખત "શા માટે?" (Why?) પૂછવામાં આવે છે. એક રસપ્રદ ઉદાહરણ જોઈએ. ધારો કે એક ફેક્ટરીમાં મોટું મશીન અચાનક બંધ થઈ જાય છે, તો આ પદ્ધતિ કેવી રીતે કામ કરશે. 1લો પ્રશ્ન: મશીન કેમ બંધ થઈ ગયું?જવાબ: ઓવરલોડ થવાને કારણે તેનો ફ્યુઝ ઉડી ગયો.2જો પ્રશ્ન: મશીન ઓવરલોડ કેમ થયું?જવાબ: તેના બેરિંગ્સમાં પૂરતું લુબ્રિકેશન (ઓઈલિંગ) નહોતું.3જો પ્રશ્ન: લુબ્રિકેશન કેમ નહોતું થઈ શક્યું?જવાબ: લુબ્રિકેશન પંપ યોગ્ય રીતે કામ કરતો ન હતો.4થો પ્રશ્ન: પંપ કેમ ખરાબ થયો?જવાબ: તેનો પંપ શાફ્ટ અંદરથી ઘસાઈ ગયો હતો.5મો પ્રશ્ન: પંપ શાફ્ટ કેમ ઘસાઈ ગયો?જવાબ: (મુખ્ય કારણ) પંપમાં કચરો અટકાવવા માટે 'ફિલ્ટર' નહોતું, જેથી કાટમાળ અંદર ઘૂસી ગયો.પરિણામ: સામાન્ય રીતે લોકો માત્ર ફ્યુઝ બદલીને કામ ચલાવી લે છે, પરંતુ આ પદ્ધતિથી ખબર પડી કે અસલી સમસ્યા ફ્યુઝની નહીં પણ 'ફિલ્ટર' ની અછતની હતી."5 Whys" ના મુખ્ય ફાયદા:સમસ્યાનો કાયમી ઉકેલ મળે છે, જેથી તે ભવિષ્યમાં ફરી ક્યારેય ઊભી થતી નથી. વારંવાર થતી નાની-મોટી ખામીઓ અટકતા સમય અને નાણાં બંનેની મોટી બચત થાય છે. ટીમનો અભિગમ પરસ્પર દોષારોપણ કરવાને બદલે વૈજ્ઞાનિક અને તાર્કિક બને છે. "5S" પદ્ધતિ: કાર્યસ્થળને આદર્શ બનાવોજાપાનની પ્રસિદ્ધ "5S" પદ્ધતિ એ ઓફિસ કે ફેક્ટરી જેવા કાર્યસ્થળને આદર્શ, સુરક્ષિત અને અત્યંત વ્યવસ્થિત બનાવવાનું એક અનોખું વૈજ્ઞાનિક માળખું છે. આ સમગ્ર પદ્ધતિ જાપાનીઝ ભાષાના પાંચ વિશિષ્ટ શબ્દો પર આધારિત છે, જે કાર્યસ્થળની ઉત્પાદકતા (Productivity) વધારવામાં અને ભૂલ-મુક્ત વાતાવરણ તૈયાર કરવામાં મદદ કરે છે. આ પ્રક્રિયાના પાંચ મહત્વપૂર્ણ તબક્કાઓ નીચે મુજબ છે.સેરી (Seiri - સૉર્ટ કરવું): આ પ્રથમ પગલા અંતર્ગત કાર્યસ્થળ પરથી તમામ બિનજરૂરી વસ્તુઓ, સાધનો કે ભંગારને ઓળખીને તેને તાત્કાલિક દૂર કરવામાં આવે છે, જેથી કામ માટે માત્ર જરૂરી વસ્તુઓ જ પ્લેટફોર્મ પર રહે.સીટો (Seiton - ક્રમમાં ગોઠવવું): બીજા તબક્કામાં, બચેલી તમામ જરૂરી વસ્તુઓ અને દસ્તાવેજોને એક ચોક્કસ, નિયુક્ત અને યોગ્ય જગ્યાએ વ્યવસ્થિત રીતે ગોઠવવામાં આવે છે જેથી કોઈપણ વસ્તુ શોધવામાં સમય ન બગડે.સીસો (Seiso - સફાઈ): ત્રીજા પગલામાં આખા કાર્યસ્થળની નિયમિત અને સંપૂર્ણ સફાઈ કરવામાં આવે છે. આ અંતર્ગત માત્ર કચરો સાફ કરવા પર જ નહીં, પરંતુ તમામ મશીનો અને સાધનોનું બારીકાઈથી નિરીક્ષણ કરવા પર પણ ભાર મૂકવામાં આવે છે.સેઇકેત્સુ (Seiketsu - પ્રમાણીકરણ): ચોથો તબક્કો પહેલાના ત્રણેય સ્ટેપ્સ (સૉર્ટિંગ, ગોઠવણી અને સફાઈ) ને દૈનિક ધોરણે જાળવી રાખવા માટે કડક ધોરણો, નિયમો અને ચેકલિસ્ટ તૈયાર કરવાનું કામ કરે છે.શિત્સુકે (Shitsuke - શિસ્ત): આ અંતિમ અને સૌથી મહત્વપૂર્ણ પગલું છે, જેનો અર્થ થાય છે કે દરેક કર્મચારી કોઈપણ બાહ્ય દબાણ કે દેખરેખ વગર, સ્વયં શિસ્ત સાથે આ બધા નિયમોનું હંમેશા પાલન કરે તેવી આદત કેળવવી.જ્યારે આ પાંચેય તબક્કાઓનો વ્યવસાયમાં વ્યવસ્થિત અમલ થાય છે, ત્યારે કંપનીઓ કોઈપણ મોટા પડકાર કે કટોકટીનો સામનો કરવા માટે સક્ષમ બને છે અને કામનું સ્તર ઝડપથી ઊંચું આવે છે.